Warum die meisten Freelancer ihren Stundensatz zu niedrig ansetzen
Der häufigste Fehler ist schnell erklärt: Man nimmt sein Wunscheinkommen und teilt es durch rund 2.000 Stunden — 50 Wochen mal 40 Stunden, ungefähr. Klingt sauber, ist aber falsch. Diese 2.000 Stunden gibt es als abrechenbare Zeit nämlich nicht.
Der Klassiker: Wunscheinkommen ÷ 2.000 Stunden
Die Rechnung unterstellt, dass du jede Arbeitsstunde des Jahres in Rechnung stellst und dass dein Umsatz gleich dein Einkommen ist. Beides stimmt nicht. Vom Umsatz gehen erst Steuern, Vorsorge und Betriebskosten ab, bevor überhaupt etwas privat übrig bleibt. Und von deinen Arbeitsstunden landet nur ein Teil auf einer Rechnung. Wer mit 2.000 Stunden kalkuliert, plant an der Realität vorbei und wundert sich am Jahresende, wo das Geld geblieben ist.
Urlaub, Krankheit und Feiertage arbeiten nicht mit
Ein Jahr hat rund 261 Werktage. Davon gehen Feiertage, Urlaub und kranke Tage ab — je nach Ansatz schnell 50 Tage oder mehr. Als Angestellter bekommst du diese Tage bezahlt, als Selbstständiger nicht. Wenn du an ihnen nicht arbeitest, aber trotzdem davon leben willst, müssen sie in den Stundensatz der übrigen Tage eingepreist sein. Genau das macht der Rechner oben: Er zieht die freien Tage ab und verteilt deinen Bedarf auf die Tage, an denen du wirklich arbeitest.
Die abrechenbare Quote — der Hebel, den kaum jemand kennt
Selbst an einem ganz normalen Arbeitstag rechnest du nicht acht Stunden ab. Ein Teil deiner Zeit geht für Dinge drauf, die kein Kunde bezahlt, die aber trotzdem sein müssen. Der Anteil, der am Ende tatsächlich auf einer Rechnung landet, ist deine abrechenbare Quote.
Unbezahlt dazu gehören zum Beispiel: Akquise und Angebote schreiben, Buchhaltung und Steuerkram, Weiterbildung, E-Mails und Abstimmung, Tooling und Technik — und schlicht Leerlauf zwischen zwei Aufträgen. Setzt du deine Quote zu optimistisch an, ist dein Stundensatz zu niedrig. Deshalb steht sie im Rechner als eigenes Feld und bekommt weiter unten eine eigene Tabelle: Sie ist der Wert mit dem größten Hebel und zugleich der, den die wenigsten kennen.
Betriebskosten und Vorsorge schlagen auf den Satz auf
Dein Stundensatz muss mehr tragen als dein privates Einkommen. Betriebskosten fallen an, ob du sie im Blick hast oder nicht: Software-Abos, Hardware, ein Büro oder Coworking, Versicherungen, Fahrtkosten, der Steuerberater. Diese Summe verteilt sich auf deine abrechenbaren Stunden und gehört obenauf.
Dasselbe gilt für die Vorsorge. Kranken- und Pflegeversicherung zahlst du als Selbstständige oder Selbstständiger in der Regel selbst, und für die Rente sorgt auch niemand außer dir. Diese Beträge sind kein Luxus, sondern Teil der Kalkulation. Im Rechner sind sie bewusst getrennt vom privaten Netto ausgewiesen, damit du siehst, wie viel Umsatz allein dafür nötig ist.
Stundensatz, Tagessatz oder Festpreis?
Der Stundensatz ist die Basis — daraus leitet sich alles andere ab. Der Tagessatz ist nichts anderes als der Stundensatz mal deine Stunden pro Tag; er ist bei größeren Projekten oft die üblichere Einheit. Ein Festpreis wiederum verpackt eine geschätzte Menge Stunden in eine feste Summe: Er verschiebt das Risiko der Schätzung zu dir, kann sich aber lohnen, wenn du schneller bist als gedacht.
Egal welche Form du wählst — die Grundlage bleibt ein ehrlich kalkulierter Stundensatz. Ohne ihn ist ein Festpreis nur geraten. Warum wir übrigens auf eine Einmalzahlung statt auf ein Abo setzen, steht in unserem Vergleich zu Abo-Rechnungstools.
Was dieser Rechner nicht leistet
Der Rechner gibt dir einen Orientierungswert, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Er ist bewusst einfach gehalten, und ein paar Dinge bildet er absichtlich nicht ab — die solltest du kennen, bevor du den Wert für bare Münze nimmst.
Der Steuersatz ist pauschal
Der Rechner rechnet mit einem einzigen, pauschalen Prozentsatz auf den Gewinn. Die tatsächliche Einkommensteuer ist progressiv: Sie steigt mit dem Einkommen und hängt von deiner persönlichen Situation ab. Außerdem sind Vorsorgeaufwendungen steuerlich teils absetzbar, was den echten Satz weiter verschiebt. All das bildet der Rechner nicht ab — für eine belastbare Zahl führt kein Weg an einer Steuerberatung vorbei.
Der Satz ist ein Nettosatz
Der berechnete Stundensatz ist netto, ohne Umsatzsteuer. Die Umsatzsteuer kommt on top auf deine Rechnung, ist aber ein durchlaufender Posten: Du ziehst sie beim Kunden ein und führst sie ans Finanzamt ab — dein Einkommen ist sie nicht. Ob und wie die Kleinunternehmerregelung für dich greift, ist ein eigenes Thema mit eigenen Voraussetzungen; hier geht es nur darum, dass es sie gibt.
Die Startwerte sind keine Marktdaten
Die vorbelegten Zahlen im Formular sind Startwerte, damit du sofort ein Ergebnis siehst — keine Durchschnitte, keine Empfehlung, keine Statistik über „den typischen Freelancer“. Ersetze sie durch deine eigenen Zahlen. Und die wichtigste davon, die abrechenbare Quote, kennst du nur, wenn du deine Zeit tatsächlich erfasst.